ADMISIONES - ADM
Gestión y Seguimiento Admitidos
Código
MS-ADM-P03
OBJETIVO
ALCANCE

Desarrollar la gestión y el seguimiento para nuevos estudiantes admitidos al Colegio Marymount, por medio de disposiciones administrativas, financieras y académicas establecidas, previo a su ingreso a la comunidad educativa.

Este procedimiento aplica para estudiantes admitidos al Colegio Marymount desde el establecimiento de compromisos financieros hasta el seguimiento de adaptación y compromisos de consejería y académico, cuando aplique, previo ingreso de estudiante a clases.

Antecede a este procedimiento realizar las actividades del MS-ADM-P02 Evaluación a Aspirantes.
DEFINICIONES

Admisión en periodo extemporáneo: es el momento en que se da la admisión de un estudiante al Colegio Marymount, generalmente ocurre posterior a la jornada informativa para nuevos padres de familia “New Family Information Session”, y se aclara que antes de la fecha establecida,  la admisión se considera como extemporáneo.

Ángel o buddy: es un miembro de la comunidad educativa que se encarga del proceso de adaptación a la institución educativa. Marymount School asigna un ángel para los estudiantes y padres de familia.

Estudiante admitido ó vinculado: un estudiante se encuentra en estatus de vinculado cuando se encuentra a paz y salvo con la reserva de cupo.

Familia admitida: padre(s) de familia e hijo(a) o hijos(as) se encuentra en estatus de vinculado al Marymount School.

Matrícula: es el acto que formaliza la vinculación del estudiante al servicio educativo. Se realiza por una sola vez al ingresar el estudiante a la Institución, pudiéndose establecer renovaciones para cada período académico, según se determina en los artículos 95 y 201 de la Ley 115 de 1994.

Niveles educativos ó áreas: Preschool (PS), Elementary (ES) y High School (HS).

New Family Information Session: jornada informativa para nuevos padres de familia, sus integrantes del son: Rectora, Coordinador(a)  MACC, Almacén, Coordinador(a) de Comunicaciones y Asuntos Corporativos (Fundemabu), Gerente General, Tesorera(o), Secretaria Académica (Matrícula), y como invitados: Coordinadores de área y Coordinador(a) Académico(a)

Welcome Package: documentos informativo entregado a padres de familia que no pueden asistir al “New Family Information Session”.

RESPONSABLES

Jefe de Admisiones
Director(a) Académica
Director(a) de Sección
Jefe de MSS
Asistente de Dirección
Consejero(a)
Gerente General
Jefe de Sistemas 
Secretaria Académica
Asistente de Secretaria Académica
Asistente Administrativa de Sección
Asistente de Sistemas de Información
Tesorero(a)
Rectora
Director de Grupo
Profesional de Cartera                                                                                           
Jefe de MACC 
Jefe de Talento Humano
Profesional de Comunicacion Digital
Jefe de Comunicaciones y Asuntos Corporativos
Recepcionista                                                                                                             

Jefe de Extensiones

Jefe Administrativa y Financiera EWO

Coordinadora Almacén EWO

 

image/svg+xml Contenedor CFF Hoja.2 Hoja.3 FLUJOGRAMA FLUJOGRAMA Lista de calles Calle (vertical) Hoja.7 Hoja.8 Administrativa/Financiera Administrativa/Financiera Calle (vertical).9 Hoja.10 Hoja.11 Admisiones Admisiones Calle (vertical).76 Hoja.77 Hoja.78 Académica/MSS Académica/MSS Calle (vertical).79 Hoja.80 Hoja.81 Padres/Estudiantes Padres/Estudiantes Lista de fases Separador (vertical) Hoja.13 Hoja.14 PROCESO ADMISIONES - ADM PROCESO ADMISIONES - ADM Conector dinámico.699 Inicio o finalización Inicio Inicio Proceso 1. Reunión “Financial Meeting” con padres de admitidos 1. Reunión “Financial Meeting” con padres de admitidos Subproceso Verificar pago de reserva de cupo Verificar pago de reserva de cupo Subproceso.450 Enviar información para matrícula Enviar información para matrícula Decisión.462 ¿Cancela reserva de cupo? ¿Cancela reserva de cupo? Conector dinámico.467 Hoja.470 Si Si Hoja.471 No No Inicio o finalización.394 Fin Fin Proceso.474 3. Reunión informativa “New Family Information Session” con p... 3. Reunión informativa “New Family Information Session” con padres que reservan cupo Proceso.476 4. Proceso de matrícula 4. Proceso de matrícula Conector dinámico.479 Conector dinámico.490 Proceso.491 7. Ingreso de estudiante a clases 7. Ingreso de estudiante a clases Decisión.522 ¿Cumple cierre de plan de acción? ¿Cumple cierre de plan de acción? Inicio o finalización.523 Fin Fin Conector dinámico.532 Hoja.538 No No Hoja.540 Si Si Proceso.546 5. Gestión de herramientas para el estudiante (correos, carne... 5. Gestión de herramientas para el estudiante (correos, carnets, almacén, sección, etc) Subproceso.548 Gestión académica para ingreso de estudiantes (sección) Gestión académica para ingreso de estudiantes (sección) Subproceso.561 Seguimiento a cierre de planes de acción con padres de familia Seguimiento a cierre de planes de acción con padres de familia Conector dinámico.563 Conector dinámico.568 Ref. a otra página.510 Ref. a otra página.450 Hoja.576 Ref. a otra página.517 Conector dinámico.577 Proceso.580 2. Pago de reserva de cupo 2. Pago de reserva de cupo Conector dinámico.581 Conector dinámico.584 Conector dinámico.588 Conector dinámico.589 Subproceso.653 Generar factura de matrícula Generar factura de matrícula Conector dinámico.591 Conector dinámico.592 Decisión ¿Ingreso extemporáneo? ¿Ingreso extemporáneo? Proceso.605 6. Reunión “New Students Welcome” con estudiantes y padres nu... 6. Reunión “New Students Welcome” con estudiantes y padres nuevos Hoja.607 Si Si Hoja.608 No No Proceso.611 8. Seguimiento al proceso de adaptación y compromisos estable... 8. Seguimiento al proceso de adaptación y compromisos establecidos Conector dinámico.616 Conector dinámico.619 Referencia en página B B Conector dinámico Conector dinámico.628 Inicio o finalización.631 Fin Fin Decisión.632 ¿Tiene compromisos? ¿Tiene compromisos? Conector dinámico.633 Referencia en página.635 B B Conector dinámico.636 Hoja.639 No No Conector dinámico.640 Hoja.641 Si Si Base de datos.610 Aplicativo BEAM Aplicativo BEAM Conector dinámico.643 Conector dinámico.646 Base de datos.647 Aplicativo Matrícula Aplicativo Matrícula Conector dinámico.649 II II Base de datos.656 Aplicativo BEAM Aplicativo BEAM Conector dinámico.657 Hoja.667 Hoja.670 Hoja.672 Hoja.674 Conector dinámico.683 Conector dinámico.687 Conector dinámico.688 Subproceso.693 Contacto con nuevos padres Contacto con nuevos padres Conector dinámico.701 Conector dinámico.702
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