MATRÍCULA - MAT
Planeación y Gestión del Ciclo Anual de Matrícula
Código
MS-MAT-P01
OBJETIVO
ALCANCE

Establecer previamente los lineamientos mínimos que debe cumplir el Colegio Marymount para organizar y gestionar el ciclo anual de matrícula con los estudiantes nuevos, de reintegro y los que renuevan matrícula.

Este procedimiento aplica para los colaboradores de la institución que participen en la organización y gestión del ciclo anual de matrícula para estudiantes nuevos, los que soliciten reingreso y para los que renuevan matrícula con el Colegio Marymount, e inicia desde el diseño de plan de actividades hasta la organización de la jornada masiva.

DEFINICIONES

Estudiante antiguo: estudiante que ha cursado el año inmediatamente anterior en el Colegio Marymount y cuya situación académica y disciplinaria le permite renovar matrícula para continuar sus estudios en la institución.

Estudiante nuevo: estudiante que ingresa por primera vez a la institución. 

Estudiante de reintegro: estudiante que adelantó estudios en el Colegio Marymount, se retiró y nuevamente pide su ingreso al colegio.

Matrícula: es el acto que formaliza la vinculación del estudiante al servicio educativo. Se realiza por una sola vez al ingresar el estudiante al colegio, pudiéndose establecer renovaciones para cada período académico, según se determina en los artículos 95 y 201 de la Ley 115 de 1994.

Matrícula ordinaria: es el acto que formaliza la vinculación del estudiante al servicio educativo dentro de las fechas regulares establecidas para tal fin en el calendario académico.

Matrícula extraordinaria: es el acto que formaliza la vinculación del estudiante al servicio educativo posterior a los plazos regulares establecidos en el calendario académico del colegio y trae consigo unos intereses en los valores por plazo extraordinario.

Padre de familia: padre(s) o acudientes cuyo hijo(a) o hijos(as) pertenecen a la comunidad educativa.

RESPONSABLES

Secretaria Académica
Asistente de Secretaria Académica
Gerente General
Profesional Planeación Financiera
Profesional de Cartera
Tesorero(a) 
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Sistemas
Asistente Sistemas de Información
Asistente Desarrollo Tecnológico
Asistente Infraestructura Tecnológica          Asistente Externa de Matrícula

 

Rector(a)
Directores de Sección
Asistente de Dirección
Jefe de MSS
Jefe de Admisiones                                    Jefe de Comunicaciones y Asuntos Corporativos
Profesional de Comunicaciones
Asistente de Comunicación Digital      Asistente de Diseño Gráfico
Jefe de Servicios Generales
Asistente de Servicios Generales
Docentes

 

image/svg+xml Contenedor CFF Hoja.2 Hoja.3 FLUJOGRAMA FLUJOGRAMA Lista de calles Calle (vertical) Hoja.7 Hoja.8 Administrativo / Financiero Administrativo / Financiero Calle (vertical).9 Hoja.10 Hoja.11 Secretaría Académica Secretaría Académica Calle (vertical).76 Hoja.77 Hoja.78 Rectoría/Consejo Superior/Consejo Directivo Rectoría/Consejo Superior/Consejo Directivo Calle (vertical).79 Hoja.80 Hoja.81 Sistemas / Comunicaciones Sistemas / Comunicaciones Lista de fases Separador (vertical) Hoja.13 Hoja.14 PROCESO MATRICULA - MAT PROCESO MATRICULA - MAT Proceso 1. Diseño cronograma de actividades del ciclo anual de matríc... 1. Diseño cronograma de actividades del ciclo anual de matrícula Inicio o finalización Inicio Inicio Conector dinámico Proceso.89 2. Establecimiento de costos educativos 2. Establecimiento de costos educativos Ref. a otra página P02 P02 Subproceso.386 Formalizar costos educativos en tablas discriminadas por grados Formalizar costos educativos en tablas discriminadas por grados Subproceso.483 Aprobar fechas de matrícula (Rector(a)) Aprobar fechas de matrícula(Rector(a)) Subproceso.484 Revisar y actualizar instructivos y otros documentos descarga... Revisar y actualizar instructivos y otros documentos descargables Subproceso.488 Socialización y aprobación de costos educativos anualmente (C... Socialización y aprobación de costos educativos anualmente(Consejo Directivo) Subproceso.490 Definir los costos educativos del año escolar de acuerdo a re... Definir los costos educativos del año escolar de acuerdo a resolución del MEN(Gerente y Prof. Financiera) Subproceso.491 Aprobar los costos educativos anualmente (Consejo Superior) Aprobar los costos educativos anualmente(Consejo Superior) Subproceso.492 Gestionar ante Secretaria de Educación aprobación y resolució... Gestionar ante Secretaria de Educación aprobación y resolución de costos de resolución Subproceso.499 Cargue de tablas de costos educativos en sistema de informaci... Cargue de tablas de costos educativos en sistema de información BEAM(Prof. De Cartera) Subproceso.547 Aprobar fechas de matrícula (Gerente General) Aprobar fechas de matrícula(Gerente General) Subproceso.558 Aprobar los ajustes a Contrato, Pagaré y Carta de Instrucción... Aprobar los ajustes a Contrato, Pagaré y Carta de Instrucción(Gerente General) Subproceso.559 Aprobar los ajustes a Contrato, Pagaré y Carta de Instrucción... Aprobar los ajustes a Contrato, Pagaré y Carta de Instrucción(Rector(a)) Subproceso.566 Cargar documentos (anteriores) y generar pruebas (Asist. Sist... Cargar documentos (anteriores) y generar pruebas(Asist. Sistema Junior ) Subproceso.571 Cargar documentos (anteriores) y generar pruebas por grados c... Cargar documentos (anteriores) y generar pruebas por grados con tablas de valores( Asist. Sistema Junior ) Conector dinámico.586 Conector dinámico.587 Conector dinámico.588 Conector dinámico.590 Subproceso.591 Cargue tablas de costos educativos en sistema de información ... Cargue tablas de costos educativos en sistema de información NÚCLEO(Asist. Sistemas Junior) Proceso.592 3. Establecimiento de fechas de matrícula 3. Establecimiento de fechas de matrícula Conector dinámico.593 Conector dinámico.594 Conector dinámico.595 Conector dinámico.596 Conector dinámico.597 Subproceso.599 Ajustes fechas aprobadas en calendario académico (si aplica) ... Ajustes fechas aprobadas en calendario académico (si aplica) (Prof. Comunicaciones) Subproceso.600 Parametrizar fechas de matrícula en el sistema ( Asist. Siste... Parametrizar fechas de matrícula en el sistema ( Asist. Sistema Junior ) Conector dinámico.601 Conector dinámico.602 Conector dinámico.603 Conector dinámico.604 Proceso.605 4. Parametrización del sistema 4. Parametrización del sistema Proceso.606 5. Actualización de modelos de documentos (si aplica) 5. Actualización de modelos de documentos (si aplica) Proceso.607 7. Gestión de diseño de artes para piezas comunicativas 7. Gestión de diseño de artes para piezas comunicativas Proceso.608 8. Organización jornada masiva 8. Organización jornada masiva Proceso.609 6. Parametrización de bloqueos 6. Parametrización de bloqueos Conector dinámico.610 Conector dinámico.611 Conector dinámico.617 Conector dinámico.618 Conector dinámico.619 Decisión ¿Tipo de documento? ¿Tipo de documento? Hoja.621 Contrato, pagaré y carta Contrato, pagaré y carta Conector dinámico.622 Conector dinámico.623 Hoja.625 Instructivos y descargables Instructivos y descargables Conector dinámico.626 Conector dinámico.629 Conector dinámico.630 Conector dinámico.631 Referencia en página A A Conector dinámico.637 Referencia en página.638 A A Conector dinámico.642 Conector dinámico.643