Administrador del contrato: es la persona responsable de controlar y hacer cumplir las obligaciones adquiridas  en el contrato, que además cuenta con el nivel de autoridad para tratar los temas asociados al servicio e intercambiar correspondencia.

Bien: es un elemento tangible o material destinado a satisfacer alguna necesidad de una persona o público, son de carácter físico ya sea un objeto o mercancía.

Compra: adquisición de un bien y/o servicio para la realización de las actividades administrativas y/o académicas.

Contratista: persona natural o jurídica con o sin vínculo contractual, que desarrolla actividades operativas y/o de mantenimiento dentro de las instalaciones del colegio, que involucren obras civiles, mecánicos, eléctricos, tareas de alto riesgo, entre otros.

Cotización: es el documento soporte de las condiciones ofrecidas por un proveedor de un bien o servicio a comprar, el cual debe ser presentado a la institución educativa.

Estado de emergencia: adquisición de bienes/servicios inmediata e imprevista, utilizadas para prevenir lesiones a personas, daños a la propiedad o que generen un retraso significativo o disminuye la calidad a la prestación del servicio, que puedan generar pérdidas económicas a la empresa y que no pueden ser atribuidos a falta de planeación. 

Experto técnico: es el colaborador del Colegio Marymount que aporta conocimiento y experiencia técnica específica y que no necesariamente participa directamente en la compra.

Factura: es una declaración detallada de la mercancía entregada o de los servicios prestados a la organización. Debe coincidir exactamente con las cantidades de mercancía entregada o del servicio prestado, los precios acordados y en general debe cumplir con los requisitos estipulados en el Art. 617 del Estatuto Tributario y los artículos 621 y 774 del Código de Comercio y demás reglamentación vigente.

Imprevisto:  adquisición de bienes/servicios que las podemos realizar a corto, mediano y largo plazo y no son atribuidas a falta de planeación porque no puede ser pronosticada, un evento de fuerza mayor o caso fortuito. Los imprevistos del Colegio Marymount se dividen en menor y mayor cuantía, y el límite entre éstas corresponde a tres (3) SMMLV, es decir, lo que se considere inferior a este valor, es un imprevisto menor y el valor superior a éste, un imprevisto mayor.

Orden de compra: documento de contratación entre la empresa y el proveedor, que garantiza el fiel cumplimiento de los acuerdos preestablecidos.

Presupuesto: plan de recursos previstos que requieren las secciones y departamentos del colegio para lograr la correcta prestación del servicio educativo, en un determinado periodo de tiempo, se expresa en términos monetarios y pueden ser anuales o trimestrales.

Proveedor: persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios.

Proveedor clave: corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen impacto directo en la prestación del servicio educativo. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la prestación del servicio y afecta directamente la calidad e imagen de la institución educativa.

Proveedor inscrito: proveedor y contratista con vínculos comerciales con el Colegio Marymount a satisfacción.

Proveedor potencial: proveedor y contratista con la potencialidad de tener vínculos comerciales con el Colegio Marymount.

Servicio: es una asistencia intangible destinada a satisfacer alguna necesidad de una persona o público, se definen como la actividad proporcionada por un prestador de servicios.

Secciones/Departamentos: hace referencia a los colaboradores que realizan la solicitud o requisición de los bienes/servicios. Las Secciones son Dirección de Preescolar, Elemental y Bachillerato. Los Departamentos son Compras, Mantenimiento, Servicios Generales, Sistemas, Comunicaciones, Contabilidad, Talento Humano, Secretaría Académica, MSS, Extensión, Admisiones,  y MACC.

Jefe de Compras
Profesional de Compras
Profesional de PlaneaciónFinanciera
Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo
Gerente General
Rector(a)
Tesorero(a)
Jefe de Contabilidad
Asistente Contable