Administrador del contrato: es la persona responsable de controlar y hacer cumplir las obligaciones adquiridas  en el contrato, que además cuenta con el nivel de autoridad para tratar los temas asociados al servicio e intercambiar correspondencia.

Bien: es un elemento tangible o material destinado a satisfacer alguna necesidad de una persona o público, son de carácter físico ya sea un objeto o mercancía.

Compra: adquisición de un bien y/o servicio para la realización de las actividades administrativas y/o académicas.

Contratista: persona natural o jurídica con o sin vínculo contractual, que desarrolla actividades operativas y/o de mantenimiento dentro de las instalaciones del colegio, que involucren obras civiles, mecánicos, eléctricos, tareas de alto riesgo, entre otros.

Cotización: es el documento soporte de las condiciones ofrecidas por un proveedor de un bien o servicio a comprar, el cuál debe ser presentado a la institución educativa.

Estado de emergencia: adquisición de bienes/servicios inmediata e imprevista, utilizadas para prevenir lesiones a personas, daños a la propiedad o que generen un retraso significativo o disminuye la calidad en la prestación del servicio, que puedan generar pérdidas económicas a la empresa y que no puede ser atribuidos a falta de planeación.

Factura: es una declaración detallada de la mercancía entregada o de los servicios prestados a la organización. Debe coincidir exactamente con las cantidades de mercancía entregada o del servicio prestado, los precios acordados y en general debe cumplir con los requisitos estipulados en el Art. 617 del Estatuto Tributario y los artículos 621 y 774 del Código de Comercio y demás reglamentación vigente.

Imprevisto: adquisición de bienes/servicios que las podemos realizar a corto, mediano y largo plazo y no son atribuidas a falta de planeación porque no puede ser pronosticada, un evento de fuerza mayor o caso fortuito. Los imprevistos del Colegio Marymount se dividen en menor y mayor cuantía, y el límite entre éstas corresponde a tres SMMLV, es decir, lo que se considere inferior a este valor, es un imprevisto menor y el valor superior a éste, un imprevisto mayor.

Orden de compra: documento de contratación entre la empresa y el proveedor, que garantiza el fiel cumplimiento de los acuerdos preestablecidos.

Presupuesto: plan de recursos previstos que requieren las secciones y departamentos del colegio para lograr la correcta prestación de servicio en un determinado periodo de tiempo, se expresa en términos monetarios y pueden ser anuales o trimestrales.

Proveedor: persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios.

Servicio: es una asistencia intangible destinada a satisfacer alguna necesidad de una persona o público, se definen como la actividad proporcionada por un prestador de servicios.

Secciones/Departamentos: colaborador que realiza la solicitud o requisición de los bienes/servicios. Las Secciones son Dirección de Preescolar, Elemental y Bachillerato. Los Departamentos son Compras, Mantenimiento, Servicios Generales, Sistemas, Comunicaciones, Contabilidad, Talento Humano, Secretaría Académica, MSS, Extensión, Admisiones,  y MACC.

Jefe de Compras
Jefe de Mantenimiento
Jefe de Servicios Generales
Profesional de Compras
Profesional de Planeación Financiera
Profesional de Almacén
Gerente General
Rector(a)
Director(a) de Sección
Asistente Administrativa de Sección
Secciones/Departamentos